The Last Line of Control

Die Überwachung ist eine der wichtigsten Komponenten der internen Kontrolle. Durch sie können involvierte Fachteams Fehler erkennen und Verbesserungen vornehmen. Ohne Überwachung bleiben Schwachstellen unbemerkt und kleinere Unregelmässigkeiten können im schlimmsten Fall zu grösseren Problemen führen.

In einer Bank wie Vontobel werden jährlich Millionen von Transaktionen verbucht. Von Zahlungsaufträgen und -eingängen über Börsenaufträge bis hin zu Dividendengutschriften und Wertpapierzinsen, um nur einige aufzuzählen. Theoretisch eine klare Sache: Vontobel und seine externen Geschäftspartner (Cash-Korrespondenten/Depotstellen usw.) verbuchen ohne Verzögerung alle Geschäftsvorgänge identisch.

— Was aber, wenn es auf einer Seite zu Unklarheiten, Verzögerungen oder Fehlbuchungen kommt? Wie werden daraus entstehende Diskrepanzen erkannt und behoben?

Das dedizierte Reconciliation Team kontrolliert nachgelagert die Geschäftsvorgänge aus den Transaction-Banking-Prozessen. Das Team gleicht Transaktionen mit entsprechenden Unterlagen oder Systemen ab, um für interne und externe Kunden sicherzustellen, dass eine korrekte Ausführung/Verbuchung stattgefunden hat. Es stellt sicher, dass interne Kontensalden, Wertpapier-, Edelmetall- und Kryptobestände usw. mit der realen Welt übereinstimmen. Differenzen adressiert das Reconciliation Team an das relevante Fachteam und überwacht festgestellte Unstimmigkeiten bis zu deren Bereinigung.

— Was sind die Herausforderungen im Bereich Reconciliation?

Die stetige technische und prozessuale Veränderung in vorgelagerten Prozessketten. Wird eine neue Buchungslogik eingeführt, eine bestehende verändert oder die Art der Datenzustellung verändert, kann dies grosse Auswirkung auf die täglichen Kontrollen haben. Deshalb sind wir in den unterschiedlichsten Projekten involviert, um Auswirkungen auf die Kontrollprozesse frühzeitig zu erkennen und allfällige notwendige Anpassungen vornehmen zu können.

Der Umgang mit den unterschiedlichsten Systemen/Datenschnittstellen. Die Vielzahl an Kontrollen, die aufgrund der Breite der Produktpalette notwendig ist, bedingt das Arbeiten mit den unterschiedlichsten IT-Programmen und Datenlieferanten. Naturgemäss gibt es unterschiedliche Buchungslogiken und Arten der Datenzustellung. Ein weiterer Punkt ist, dass nicht für alle Produkte ein internationaler Marktstandard für Transaktions- und Bestandsmeldung (z. B. Krypto) existiert. Es braucht Reconciliation-Spezialisten, die mit Hilfe von IT-Systemen/Schnittstellen sinnvolle Kontrollen bauen und bestehende Kontrollen weiterentwickeln können.

Es ist eine grosse Herausfordung das Know-how bezüglich der Product Life Cycles abzudecken. Die Mitarbeitenden benötigen umfangreiche Erfahrung mit der Produktpalette und den vorgelagerten Prozessen, um die Kontrollergebnisse interpretieren und Risiken/Prioritäten richtig einschätzen zu können. Angesichts der hohen Anforderungen erstaunt es nicht, dass die fünf Reconciliation-Mitarbeitenden total 150 Jahre Finanzerfahrung, davon 85 Jahre bei Vontobel, mitbringen.

— Wieso kann das Transaction Banking kontinuierlich Prozesse optimieren? 

Vontobel hat sich bewusst für eine Trennung von verbuchendem Fachteam und interner Kontrollstelle entschieden. So ist eine neutrale Zweitkontrolle sichergestellt. Allfällige Schwachstellen, systematische Fehler oder Systemprobleme können rasch erkannt und an vorgelagerte Fachbereiche adressiert werden. Ein grosser Vorteil von Vontobel ist, dass alle involvierten Teams im Transaction Banking und im IT-Support/Entwicklungsbereich im gleichen Gebäude arbeiten. Probleme werden so rasch und direkt besprochen und Lösungen/Innovationen aktiv vorangetrieben.