Ziele erreichen mit der «agilen» Businessanalyse

Bis zum finalen Go-live bringen Prozessverbesserungen oder Neuanforderungen diverse Aufgaben mit sich. Die Vorgehensweise ist der Schlüssel für die Zielerreichung, angefangen beim Verstehen des Ist-Prozesses bis hin zur Implementation der Anforderungen.

Mit der agilen Methode können wir unsere Auftraggeber und Kunden bei Innovationen, Optimierungen und Weiterentwicklungen optimal unterstützen.

— Was sind Ihre Aufgaben als Businessanalystin?

Die Analyse, Spezifikation und Umsetzung von Fachanforderungen aus dem Business oder Projekten gehört zu meinen zentralen Aufgaben. Die Themen gehen von kleineren Prozessen oder Systemanpassungen bzw. -verbesserungen bis hin zu grösseren und umfangreichen Projekten. Es ist essenziell, Fragen zu stellen, etwa:

Warum wird das gebraucht? Wofür wird es benötigt? Was fehlt an dem Prozess?

Die Aufgaben sind komplex, anspruchsvoll und spannend zugleich. Meine Funktion sehe ich als beratende Rolle für das Transaction Banking sowie weitere Stakeholder, die auf die Verarbeitungsprozesse des Trade Middleoffice angewiesen sind.

— Sie sind nun schon einige Jahre in dieser Rolle tätig. Was bringt Ihre Arbeit täglich für Herausforderungen mit sich?

Eine bedeutende und nicht immer einfache Herausforderung ist es, bei allen Stakeholdern ein gemeinsames Verständnis zu schaffen.

Zentral ist es, die richtige «Sprache» zu sprechen, um die Anforderungen der IT sowie die Umsetzung und den neuen Prozess dem Fach zu erklären. Ich muss mich in jeden einzelnen Stakeholder hineinversetzen können, damit ich die einzelnen oder eingebundenen Prozesse und Anforderungen verstehe und die Möglichkeiten für die Umsetzung eruieren kann.

Entwicklungen bringen immer Veränderungen in den Arbeitsprozessen und somit auch für die Mitarbeitenden mit sich. Daher ist das Change Management eine weitere bedeutende Rolle in meiner Arbeit. Hauptaspekt dabei ist der stetige Austausch mit den Stakeholdern, eine ordentliche Kommunikation der Änderungen sowie eine akkurate Schulung der Mitarbeitenden und die Überwachung der Fortschritte.

«Ich weiss, dass Sie glauben, Sie wüssten, was ich Ihrer Ansicht nach gesagt habe. Aber ich bin nicht sicher, ob Ihnen klar ist, dass das, was Sie gehört haben, nicht das ist, was ich meinte.»

Alan Greenspan
Ehemaliger Präsident der US-Notenbank (Fed)

— Agilität wird grossgeschrieben und erhält immer mehr Bedeutung. Was ist für Sie «agile» Businessanalyse?

Die «agile» Businessanalyse ist für mich eine Arbeitsmethode, die sich auf schnelle Erfassung der Anforderungen oder Bedürfnisse konzentriert. Mein Arbeitsmittel für den Analyseprozess bis hin zur Einführung sind die permanenten Fragestellungen:

Bin ich auf dem richtigen Weg mit den Ideen? Sind die Prozessschritte bestmöglich definiert? Wichtig ist dabei, das «Endprodukt» nicht aus den Augen zu verlieren. Daraus folgt die kontinuierliche Überprüfung und gegebenenfalls die Anpassung der Prozesse.

Es ist eine selbstorganisierende Arbeitsform, auf der das Team sich «neue» Spielregeln für die gemeinsame Arbeit geben kann. Im agilen Setting ist das Time Management ein sehr wesentlicher Punkt. Zeitvorgaben müssen zwingend eingehalten werden, ob in einem Meeting oder bei der Entwicklung. Die Kommunikation und Transparenz im Projektteam sind ausschlaggebend für den Erfolg der agilen Methode.

Das Wichtigste jedoch sind die Mitarbeitenden, welche zusammen in der agilen Struktur arbeiten, um das gemeinsame Ziel zu erreichen.

— Wie setzen Sie die agile Methode um?

In der Prozessanalyse und Erstellung der User Story ist es mir sehr wichtig, den aktuellen Prozess sowie die Anforderung zu verstehen. Bei der Erstellung des Designs arbeite ich mit systematischen Methoden, wie der Auflistung der Requirements, der Erstellung von User Stories und der Visualisierung des Prozesses. Mit der IT-Entwicklung arbeiten wir in zeitlich definierten Iterationen. Diese umfassen die Besprechung der Anforderung, die IT-Entwicklung, die Systemintegration, das Testing und zum Schluss den Review mit dem Projektteam.

— Wo liegt Ihr Fokus für das Trade Middleoffice in der Zukunft?

Jährlich werden über 46 Mio. Transaktionen im Trade Middleoffice verarbeitet. Unser Ziel ist es daher, in den einzelnen Bereichen des Trade Middleoffice die bestmögliche Prozessautomatisierung zu erlangen. Im ETD-Bereich war die Verarbeitung der Börsen- und Corporate-Action-Transaktionen mehrheitlich manuell und mit einem erhöhten Arbeitsaufwand verbunden. Solche manuellen Verarbeitungsprozesse werden automatisiert, damit sich die Fachkräfte auf ein Exception Handling und Controlling fokussieren können. Für den gesamten Trade-Middleoffice-Bereich möchten wir stetig Optimierungen umsetzen und versuchen, das kontinuierlich zu tun.

— Für den Auftraggeber müssen die Entwicklungen immer schnellstmöglich umgesetzt werden. Wie gehen Sie damit um?

Ich verstehe die Ansicht des Auftraggebers, daher versuche ich immer, in seinem besten Interesse zu handeln. Es gibt jedoch gewisse Anpassungen, die Auswirkungen auf andere Bereiche haben. Diese müssen eruiert und dann auch mit den Fachspezialisten abgeklärt werden. Daher ist es mir wichtig, nicht den schnellsten Weg zu gehen, sondern die beste Umsetzung für den Auftraggeber und den Prozess zu wählen.

— Welches zentrale Take-away geben Sie den Kunden im Transaction Banking mit auf den Weg?

Das Allerwichtigste ist der Austausch zwischen den verschiedenen Parteien. Durch die unterschiedlichen Ansichten, Ideen und Lösungsvorschlägen können wir uns partnerschaftlich weiterentwickeln.